FUNZIONALITA

Quindi nessun noioso caricamento sul sito del Ministero ma attraverso un semplice click la statistica periodica viene prodotta dal nostro gestionale;
Il programma produce sempre i due report pdf relativi al riepilogativo mensile e al singolo report per ogni pratica chiusa nel periodo per controlli e archiviazione.

Apertura pratica

• permette al personale dell’ente di caricare in proprio le istanze oppure di acquisire le istanza da web come da paragrafo successivo (modulo OpenWEB);
• indicazione per ogni soggetto fisico o giuridico di domicilio postale o telematico;
• gestire soggetti fisici che giuridici;
• gestire i difensori per ogni soggetto componente la parte;
• istanza singola o congiunta;
• indicazione di eventuale mediazione demandata dal giudice;
• indicazione per ogni singolo soggetto di gratuito patrocinio per l’eventuale esonero dalle spese di avvio e di mediazione.

Gestione del procedimento

Una gestione dell’iter del procedimento presentato per riga di attività con i dati riferiti allo stato corrente della pratica in termini di relatore assegnato, attività effettuate e da effettuare, scadenze termini. A titolo non esaustivo citiamo nomina e revoca mediatore, convocazione parte avversa, data di prima convocazione, nomina di esperti. Stati di chiusura esaustivi e sincronizzati per la statistica ministeriale.

Controllo della pratica

Una comoda vista a tab permette sempre di avere sotto controllo

• stato generale della pratica
• i soggetti (parti e difensori)
• i compendi dovuti dalle parti calcolati dinamicamente in base al valore pratica e stato della stessa
• lo stato dei pagamenti delle parti
• i compensi dovuti al mediatore

Per ogni riga della storia è possibile allegare uno o più documenti (a titolo di esempio per la riga di nomina del mediatore la dichiarazione di imparzialità da sottoscrivere per ogni affare, nel caso di avvenuta conciliazione il testo dell’accordo).
La pratica è monitorata dal punto di vista dell’iter procedurale e dell’iter amministrativo/contabile.

Gestione fatturazione

Concilio integra un semplice modulo di fatturazione per la gestione di ricevute e/o fatture.
Concilio produce la fattura nel formato XML previsto dalle specifiche della fattura elettronica.
Può quindi essere facilmente importato in automatico in qualunque gestionale contabile
In alternativa in collegamento con il nostro modulo Facile fattura Elettronica avrete la gestione completa di invio verso Sdi, ricezione su codice ufficio dedicato e la conservazione a norma inclusa
In questo caso Concilio produce un file per la semplice contabilizzazione delle fatture

Modulistica a compilazione Automatica

Ovviamente un comodo modulo di stampa unione permette di generare i documenti attingendo ai dati della pratica. Con un semplice click potrete stampare convocazioni alle parti, dichiarazione di imparzialità del mediatore e tutti i documenti per i quali, in totale autonomia, avrete creato un modello.

Concilio permette una gestione documentale completa:

Una intuitiva gestione documentale permette di trattare la documentazione prodotta/ricevuta; per ogni evento della storia “giudiziale” della pratica è possibile allegare uno o più documenti nei formati ci comune utilizzo: l’apertura del fascicolo (atti presentati dall’istante,) la nomina del mediatore (la dichiarazione di imparzialità sottoscritta), il verbale a conclusione pratica.

Altrettanto semplice e flessibile è la sezione – detta “Stampa Unione”, per la produzione di documenti nel formato word gestibili comunque anche con openoffice. Concilio permette di generare i documenti attingendo ai dati della pratica, ovviamente compilandoli in automatico.

Con un semplice click potrete stampare convocazioni alle parti, dichiarazione di imparzialità del mediatore e tutti i documenti per i quali, in totale autonomia, avrete creato un modello. Quest’ultimo aspetto è fondamentale: totale autonomia nella gestione della modulistica.

Concilio consente all’utenza di inserire e personalizzare i seguenti dati:

• i tariffari per la mediazione obbligatoria e facoltativa; di base Concilio viene fornito con i tariffari vigenti da normativa così da velocizzare l’eventuale modifca in caso di tariffari personalizzati
• i tariffari di remunerazione del mediatore

Per ogni mediatore è infatti possibile applicare un listino di calcolo compensi personalizzato. In questo modo oltre a monitorare le pratiche assegnate sarà sempre possibile produrre estratti conto per governare la fatturazione dei mediatori.

• l’elenco delle sedi secondarie che negli organismi privati possono essere molteplici
• elenco mediatori con indicazione di materie di specializzazione e con controllo dell’aggiornamento biennale con gestione dello stato di sospensione temporanea
• gestione per mediatore di sedi e materie in cui intende patrocinare

Concilio incorpora al suo interno le funzionalità di posta elettronica, permettendovi così di inviare direttamente dall’interno del programma una mail al singolo soggetto, al risultato di una selezione, una mail circolare o personalizzata, con posta ordinaria e/o posta certificata.

Gli indirizzi email da cui spedirete sono quelli del vostro Organismo sia di posta ordinaria che di posta certificata.

Ogni email può gestire allegati; per superare i limiti usualmente posti dai gestori di posta sulla dimensione degli allegati la DCS mette a disposizione degli utenti Concilio uno spazio disco sui propri server su cui “uplodare” allegati di grandi dimensioni; alla mail da inviare potrà così essere allegato il link e i destinatari potranno facilmente scaricare anche documenti di grandi dimensioni.

Il client email dispone di un editor con tutte le principali funzionalità di un word processor.

Una comoda gestione di bozze permette creare modelli di email da usare per le situazioni ricorrenti, vedi ad esempio la nomina del mediatore.

Tutte le email inviate sono salvate e catalogate in un archivio dedicato così da garantirne la rintracciabilità in ogni momento.

Ultimo aspetto la sicurezza: posso dare l’accesso alla mail solo per determinati utenti e comunque nessuno, salvo utente l’amministratore di Concilio, sarà a conoscenza della password.

permette di allargare l’utilizzo della piattaforma ai mediatori, figura centrale nello svolgimento della pratica di mediazione. Il mediatore abilitato all’accesso potrà gestire “in telematico” tutta la pratica: dall’accettazione dell’incarico al suo svolgimento mediante il monitoraggio dell’agenda e della consultazione della documentazione presentata in prima istanza e/o integrata dalle parti.
Ovviamente l’accesso è securizzato e filtrato per C.F. del mediatore che potrà consultare solamente le pratiche di cui è mediatore incaricato.

Permette di allargare l’utilizzo della piattaforma agli esterni dove per esterni si intende l’utenza che intende avviare una procedura di mediazione e/o aderire ad un invito alla mediazione.

Per il tramite del difensore di parte è possibile l’acquisizione della domande di mediazione da web: dati e documenti.

Pensato per l’utenza non professionale, permette di compilare in modo semplice e guidato i dati fondamentali e necessari per la presentazione della domanda di mediazione sia a persone fisiche che giuridiche. Semplicità coniugata però alla completezza delle informazioni raccolte, anagrafiche e contabili, che permettono così all’organismo di ottemperare nei termini di legge alla fatturazione delle spese di avvio pratica, sempre riconducibili in maniera certa ad un soggetto pagatore.

Ogni passo della procedura è corredato da una pagina di aiuto liberamente personalizzabile dall’ente di conciliazione per meglio indirizzare l’utenza.

L’unico prerequisito per l’utenza è una connessione internet.

Ovviamente introduce meccanismi di prevenzione delle richieste “fasulle” , come l’inserimento di un codice di controllo e la registrazione di conferma tramite link inviato a mezzo email.

In questo modo l’Ente ha la sicurezza di ricevere solo istanze corrette e reali.

L’Organismo di mediazione può monitorare le pratiche presentate per l’eventuale acquisizione formale con assegnazione della data di deposito.
Inoltre sempre da piattaforma Concilio è possibile gestire tutte le integrazioni documentali sia legate al primo deposito, sia quelle spontanee o richieste nel corso del procedimento.

E’ possibile l’integrazione con sistemi evoluti di pagamento quali il CBILL per gli organismi privati e pagoPA per quelli emanazione di Ente pubblico.

Durante il perido COVID è diventata una necessità ma sicuramente la videoconferenza per determinate tipologie di mediazioni (quali quelle bancarie ed assicurative) rappresenta un’opportunità.
Concilio integra un sistema di videoconferenza funzionale e flessibile e che rappresenta lo stato dell’arte in termini di sicurezza e aderenza alla normativa privacy/GDRP.

Concilio integra nativamente una piattaforma di firma elettronica qualificata (FEQ) che semplifica tutto il processo di firma dei verbali, con vantaggi concreti per l’organismo di mediazione, i mediatori e le parti coinvolte:

• Nessuna piattaforma esterna: il mediatore gestisce l’intero processo di firma senza mai uscire da Concilio
• Massima flessibilità: ogni partecipante può firmare con il proprio token di firma USB oppure ottenere in tempo reale un certificato FEQ mediante autenticazione SPID
• Zero complicazioni per le parti: non è necessaria alcuna registrazione preliminare; basta un indirizzo email e, nel caso di utilizzo di SPID, un cellulare a portata di mano
• Compatibile con qualsiasi videoconferenza: il processo di firma è indipendente dalla piattaforma di videoconferenza utilizzata
• Facilità d’uso: il processo è pensato per essere completato durante la sessione di mediazione, ma può essere finalizzato anche successivamente
• Massima validità giuridica: i documenti firmati hanno pieno valore legale e sono pronti per la conservazione a norma

La validità nel tempo dei documenti informatici è garantita dalla conservazione sostitutiva a norma, completamente integrata in Concilio:

• Processo automatizzato: l’invio in conservazione avviene direttamente dal gestionale, senza necessità di esportare documenti o utilizzare altri software
• Conservazione certificata: i verbali sono conservati secondo le normative vigenti, garantendo autenticità, integrità, leggibilità e reperibilità nel tempo
• Gestione intelligente degli spazi: lo spazio di archiviazione si adatta automaticamente alle esigenze dell’organismo, ampliandosi quando necessario
• Conservazione a lungo termine: i documenti sono conservati seguendo una politica di retention che garantisce la validità legale per l’intero periodo previsto dalla normativa